Comment déléguer ?

Pas à pas

1. Mettez votre ego de côté. Un grand blocage mentale contre la délégation est le «Si je veux que cela soit bien fait, alors je dois le faire moi même». Vous n’êtes pas la seule personne au monde qui peut le faire bien. Vous êtes probablement la seule personne qui peut bien faire les choses à ce moment même, mais si vous prenez le temps de former quelqu’un, cette personne pourra probablement aussi le faire correctement. Et (ne soupirez pas) ils pourraient même le faire plus vite ou mieux que vous, et c’est quelque chose que vous devez non seulement accepter, mais inviter.
2. Arrêtez d’attendre que les gens se portent volontaire. Si vous avez le syndrome du martyr, vous êtes probablement submergé, et vous vous demandez pourquoi les gens ne vous offrent jamais de l’aide. Quand elles le font, peut-être que vous refusez, juste pour être poli, et vous vous demandez en silence pourquoi ils n’ont pas insister. Après tout, si vous les voyez dans votre position, vous auriez probablement insister pour les aider, et très lourdement. Le fait est, cependant, que tous ne sont pas aussi sensibles que vous ne l’êtes. En fait, beaucoup de gens sont tout à fait inconscient de ce que les autres endurent et il n’y a pas grand choses que vous pouvez faire pour les changer. Laissez aller toute la frustration que vous pourriez avoir sur les gens qui ne vous ont pas offert un coup de pouce; rappelez-vous qu’il s’agit essentiellement de votre travail de communiquer vos besoins.
3. Demandez et vous recevrez. Beaucoup de gens sont mal à l’aise avec le simple fait de demander de l’aide. Peut-être que vous vous sentez coupable, comme si vous ajoutez un fardeau supplémentaire aux autres; ou vous avez honte, parce que vous pensez (pour certaines raisons) que vous êtes censé être capable de gérer tout tout seul, ou que vous vous sentez seulement fiers de votre combat, et y voyez un signe d’honneur, qui est la preuve que vous êtes un être humain noble (une autre manifestation du syndrome du martyr). Si vous percevez demander de l’aide comme une forme de faiblesse, alors vous avez besoin de surmonter cela, parce que c’est l’inverse: essayer de tout faire vous-même est une faiblesse.

4. Déléguez l’objectif, pas la procédure. Ceci est la clé pour ne pas devenir un petit manageur cauchemardesque. Établissez des normes claires pour le genre de résultats que vous recherchez, et montrez à la personne comment le faire, mais dites-leur qu’ils peuvent le faire comme ils le veulent, tant que cela est fait dans les délai. Et donnez leur suffisamment de temps pour non seulement apprendre, mais pour aussi expérimenter et innover. Ne les entraîner pas comme des robots; formez les comme des êtres humains – comme quelqu’un qui peut s’adapter et s’améliorer.
5. Allouez les ressources nécessaires pour achever la tâche. Vous avez peut être des ressources disponibles qui sont nécessaires pour mener à bien la tâche, mais la personne que vous aviez confié l’objectif ne peut peut-être pas être en mesure d’y accéder. Des choses comme des données protégées par mot de passe, de l’équipement spécialisé. N’oubliez pas que la personne est probablement limité dans son temps elle aussi. Quels sont les travaux qu’ils mettront de côté ou délégueront afin de compléter la tâche?
6. Soyez patient. La personne à qui vous allez déléguer fera des erreurs. Cela fait partie du processus d’apprentissage. Anticipez. Ne déléguez pas une tâche en supposant que la personne va l’exécuter parfaitement jusqu’à ce qu’ils fassent leurs preuves. Si elles ne sont pas à la hauteur des conditions irréalistes, c’est votre faute, pas la leur. Quand vous vous entraînez quelqu’un à faire quelque chose, vous faites un investissement. Au début, cela va vous ralentir, mais à la longue, cela va augmenter la productivité et vos liens – si vous avez approché le tout avec une attitude positive et réaliste.
7. Mettez en place un plan B et tenez vous prêt à reprendre la barre si les choses tournent mal. Anticipez ce qui se passera si un point de référence ou un délai n’est pas respecté. Il y a toujours des problèmes – nous sommes tous humains, et même la technologie échouent lamentablement parfois. Laissez votre délégué bien comprendre le fait que, si quelque chose arrive, vous allez être là pour l’aider et respecter le délai – ne les incendiez pas au premier faux pas. Si la personne à qui vous avez délégué craint qu’elle sera blâmé, elle consacrera alors beaucoup plus de temps à couvrir ses arrières plutôt que d’effectuer le travail que vous lui avez confié.
8. Reconnaissez ceux qui vous aide quand cela importe. Déléguer des tâches à quelqu’un d’autre est nécessaire si vous commencez à assumer de plus en plus de responsabilité. C’est contre-productif que quand vous déléguez la tâche, que votre assistant travaille dur, et qu’ensuite vous récoltiez toutes les louages. Sachez reconnaître et saluer les efforts des autres en votre nom.
9. Remerciez les. Lorsque quelqu’un fait quelque chose pour vous, il est important de leur dire merci, de reconnaître l’aide et de laissez savoir à votre assistant qu’il est apprécié, sinon vous allez paraître comme ingrat. Les gens sont plus enclins à vous offrir leur aide à nouveau s’ils se sentent appréciés.

Astuces

• Établissez une liste de toutes les choses que vous voudriez déléguer à quelqu’un d’autre. Ne modifiez rien dans cette liste par la suite. Écrivez la sur papier et décidez plus tard ce qui est réalisable de ce qui ne l’est pas. Vous serez étonné de voir le nombre de choses que vous faites et sur lesquelles quelqu’un pourrait vous aider.

Avertissements

• Ne rejetez pas des tâches désagréables en prétendant que vous leur faites une faveur. S’il n’y a pas un avantage réel pour eux, ne prétendez pas qu’il en existe. Il vaut mieux exprimer cela après s’être débarrassé d’une ou plusieurs tâches en équipe. Cela vous permettra d’être capable de dire honnêtement « Jean, c’est un travail peu flatteur, mais j’ai vraiment besoin de votre aide », ou « Je promets que s’il y a des honneurs à retirer ici, je ferai en sorte que cela soit vous qui les reçoivent, Marie. Je sais que ce n’est pas une tâche formidable, mais elle a besoin d’être faites et je sais que je peux vous faire confiance pour le faire.  » Il existe un nombre quelconque de tâches ingrates qui ont besoin d’être faites, la façon de les réaliser et de vous assurer que lorsque vous pouvez déléguer, de ne pas oublier votre bon assistant.